Excelを使ってデータを管理する。

ここでは、Excelを使ってデータ管理する方法について述べます。

そう言うと、「Excelでデータ管理はできない」とか、「Access使うべきだ」とかいう意見が出るのはわかりますが、あえてExcelを使います。

それは、「コスト」「ユーザーのスキル」「PCの環境」を考慮したためです。

あえてExcelを使う詳しい理由については、ここでは述べません。

では、さっそくExcelを使ってデータを管理してみます。

データを管理するには、項目名を横に並べ、データが1件追加されると、1行ずつ増えていくように管理することが基本です。

まずどんなデータを管理するのでしょうか？

ここでは、例として「名前」「住所」「メールアドレス」など管理するとします。

 横に項目名が並んでいます。

項目名はどんなものでも構いません。管理したい項目をExcelシートを編集して変えて下さい。

入力フォームに反映されます。

入力フォーム？そんなのいるの？

管理する項目が多くなってくると、画面を横スクロールしなければ、全ての項目を同時に見ることはできません。

入力フォームがあれば、全ての項目を同時に表示でき、また、データを入力する際も入力しやすい点が便利です。

データが、1件、2件、3件…と増えていくと、1行、2行、3行…と増えていきます。

管理するデータの件数は、5000件～10000件くらいまでが適切です。

それ以上多い場合は、Excelの限界と言えるかも知れません。

ただ、件数が多すぎる場合は、「年毎に分ける」などの方法により、解決する場合も多くあります。

データ管理すると何が違う？

データを管理するとは、データを整理しておくことです。

データ管理を考えずに、毎回その場しのぎで、エクセルで表や請求書・見積書などを作るとどうなるのでしょうか。

その場合、その1枚（1ファイル）に関しては問題ありませんが、後で問題が起こります。

それは、過去のデータを探しにくいという問題やデータ集計しにくいという問題です。

データが整理されていれば、検索や集計をかんたんに行えます。

さらには、必要なデータだけをピックアップし資料や伝票を作成できます。

資料の例を挙げます。

例）出張予算見積書

例）見積り書

例）備品管理表

例）はがき

例）送り状

この他にもレイアウトはたくさんあります。

例）Excelのテンプレート

エクセル＞新規作成＞テンプレートを選択

気に入ったテンプレートが無ければ自分で作りましょう。

例）自作もの

このように 、データがきちんと管理されていれば、Excelでもデータを自由に取り出し、必要なデータだけを帳票に吐き出すことが出来ます。

とはいえ、周知の通りExcelには限界があります。（どんなツールでも限界はあると思いますが。出来る限り、限界を無くすには言語を使うしかないでしょう。）

しかし自分でやろうと思った時に、すぐにできそうな気がするからExcelを使うのです。

これは、Excelでデータ管理する場合の話です。

他のやり方が効率が良いのであれば、それを使って実現して下さい。

ここに、上記のようなデータ管理を行うに当たり、作業を省力化するツールをご紹介いたします。

「エクセルカードHARI」というツールです。

これを使えば、規模の小さいものであれば、データ管理を行えるでしょう。

自分がやりたい事を他人に伝えるのは大変です。

それには、時間と労力がかかります。

その時間と労力は、そのままコストに繋がります。

時間を掛けて、仕様を固めて開発コストが増えることは、好ましくありません。

やりたいことをExcelで実現できるといいですね。